Gestão de tempo: 5 dicas para usar no dia a dia e ser mais produtivo

Todos nós temos a mesma quantidade de horas por dia. No entanto, quantas vezes você já quis que o dia durasse 36 horas ou mais? A caixa de e-mails lotada, a agenda repleta de reuniões, quando você vê já são 17h e a lista de tarefas continua pela metade. Se essa rotina tem sido recorrente, é hora de avaliar sua gestão de tempo.

Provavelmente você goste de ter um dia cheio, principalmente para se gabar com outras pessoas sobre o quão ocupado você é. Entretanto, a falta de tempo livre para descansar e a sobrecarga de trabalho pode acabar prejudicando a sua saúde física e mental.

Que tal ter uma vida ocupada, mas de maneira organizada, produtiva e prazerosa? Para isso é preciso aprender como administrar o seu tempo para melhor aproveitá-lo. E nesse conteúdo você encontra todas as dicas que precisa. Vem ver!

O que é gestão de tempo?

Antes de partir para as dicas, vamos entender melhor o que é gestão de tempo! Esse termo se refere ao processo de organizar suas tarefas e dividir o seu tempo entre elas. Assim você consegue realizar tarefas simples mais rápido e dedicar mais tempo nas complicadas.

Esse gerenciamento permite que você distribua seu tempo de maneira muito mais inteligente, fazendo mais em menos tempo. Principalmente em momentos onde o prazo é muito apertado ou você está sendo cobrado para finalizar.

5 dicas para administrar seu tempo

A seguir você encontra dicas simples para colocar em prática e gerenciar melhor o seu tempo, sem deixar tarefas pendentes e sendo mais produtivo. Confira!

Descubra suas horas produtivas

Tem gente que sente mais disposição de manhã, enquanto outros se sentem assim na parte da noite. Descobrir quais são as horas em que você tem mais energia é fundamental para realizar nesses períodos as tarefas mais complicadas. Deixe as mais simples para quando sua energia está mais baixa, já que você não irá precisar tanto dela.

Tente distribuir suas tarefas ao longo do dia e da semana de acordo com seus níveis de energia. Por exemplo, se você tem mais disposição de manhã, realize as tarefas mais importantes nesse período, logo que começar o trabalho. Na parte da tarde você estará com menos disposição, então aproveite para responder e-mails, organizar papelada e etc.

Faça uma lista de tarefas

Ter uma lista de tarefas é muito importante para que você saiba quais são prioridades. O ideal é que você faça uma lista nova toda segunda-feira, logo no início da semana, para já iniciar os seus dias preparado para o que precisa realizar.

Sem uma lista você acaba fazendo tudo aquilo que aparece de última hora, acaba deixando algumas demandas para depois e pode acabar esquecendo. Com tudo listado fica mais fácil de organizar quanto tempo cada tarefa precisa, se é mais difícil ou mais fácil. E nada mais gratificante que dar o check depois de realizar uma tarefa, né?

Evite distrações

Distrações acabam prejudicando a sua concentração e, consequentemente, a sua produtividade. E não são apenas as notificações do celular ou e-mail que atrapalham, ficar alternando entre uma tarefa e outra também pode te prejudicar.

O ideal é que você determine algum tempo para se dedicar a tarefa, 30 minutos, por exemplo, e depois descanse por 5 minutos. Nesse período de descanso você pode verificar suas redes sociais, mensagens ou tomar um cafezinho.

Mas durante a sua rotina de trabalho o ideal é que você desative as notificações do seu celular. Desative o Wi-Fi, caso ele não seja necessário, para evitar distrações. Se o seu ambiente de trabalho for barulhento, opte por usar fones de ouvido.

Delegue tarefas

Você não precisa dar conta de tudo sozinho. Que tal transferir algumas tarefas simples, mas importantes, para algum colega? Dessa maneira sobra mais tempo para você se concentrar naquelas que exigem mais atenção e dedicação.

Mas nada de “jogar” a tarefa para outra pessoa, sem mais nem menos. É importante que você forneça todas as informações para que a demanda seja bem executada. Então explique todos os detalhes, se possível faça um passo a passo e esclareça todas as dúvidas.

Saiba dizer não

Quantas reuniões do seu dia poderiam ser um simples e-mail? Provavelmente muitas. A gente entende que é difícil dizer não, porém é importante recusar tarefas desnecessárias ou que não são importantes naquele momento.

Se você é responsável pela empresa, como vimos anteriormente, delegue tarefas. Agora se você é funcionário, converse com seus colegas que não há necessidade de uma reunião e solicite as informações por e-mail. Essa atitude não irá influenciar somente na sua produtividade, como na do restante do time também.

Pronto, agora você já tem algumas cartas na manga para melhorar sua gestão de tempo. Separamos dicas fáceis que podem ser colocadas em prática a qualquer momento.

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